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備忘錄是說明某一問題事實(shí)經(jīng)過的外交文件。備忘錄寫在普通紙上，不用機(jī)關(guān)用紙，不簽名，不蓋章。備忘錄可以當(dāng)面遞交，可以作為獨(dú)立的文件送出，也可做為外交照會(huì)的附件。現(xiàn)在備忘錄的使用范圍逐漸擴(kuò)大，有的國(guó)際會(huì)議用備忘錄作為會(huì)議決議、公報(bào)的附件。
備忘錄也是外交上往來文書的一種，其內(nèi)容一般是對(duì)某以具體問題的詳細(xì)說明和據(jù)此提出的論點(diǎn)或辯駁，以便于對(duì)方記憶或查對(duì)。
外交會(huì)談中，一方為了使自己所做的口頭陳述明確而不至于引起誤解，在會(huì)談末了當(dāng)面交給另一方的書面紀(jì)要，也是一種備忘錄。
備忘錄可以在雙方會(huì)談時(shí)當(dāng)面遞交，也可以作為獨(dú)立的文件送給有關(guān)國(guó)家，還可以附在照會(huì)、公報(bào)、聲明等文件后面，做為補(bǔ)充文件。
備忘錄的特點(diǎn)：
1．內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要如實(shí)地反映會(huì)議內(nèi)容，它不能離開會(huì)議實(shí)際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則，就會(huì)失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。
2．表達(dá)的要點(diǎn)性。會(huì)議紀(jì)要是依據(jù)會(huì)議情況綜合而成的。撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)圍繞會(huì)議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果，而不是敘述會(huì)議的過程，切忌記流水帳。
3．稱謂的特殊性。會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
會(huì)議紀(jì)要的寫法因會(huì)議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標(biāo)題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標(biāo)題和正文的寫法。
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