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一、公共交流信函的概念與特征
商務(wù)信函書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business
Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private
Letter）兩大類(lèi)。值得注意的是，英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)法與漢語(yǔ)書(shū)信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語(yǔ)書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。
1、商務(wù)信函信端（Heading）
信端即信頭，一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話(huà)號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。
西方國(guó)家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱(chēng)等。
信端的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫(xiě)信時(shí)，信端應(yīng)寫(xiě)在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫(xiě)起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。
商務(wù)信函信端的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開(kāi)頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：
（1）并列式 16 Fuxing Street
Haidian District Beijing Post
Code: 100035People’s Republic of China Tel:
63211234 Aug. 20, 2004
。2）斜列式（Indented Form） 16
Fuxing Street Haidian District Beijing
Post Code: 100035 People’s Republic
of China Tel: 63211234 Aug. 20, 2004
寫(xiě)信端時(shí)，先寫(xiě)發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱(chēng)按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和街名；第二行寫(xiě)區(qū)名、市（縣）名、。ㄖ荨睿┟，往國(guó)外寄的信，還要寫(xiě)上國(guó)家的名稱(chēng)；國(guó)家名稱(chēng)的前面加上郵政編碼，其后可寫(xiě)上電話(huà)號(hào)碼，最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。如果寫(xiě)信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱(chēng)，則將其作為第一行。如果寫(xiě)信人的單位沒(méi)有門(mén)牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫(xiě)上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱(chēng)；第二行寫(xiě)系、科、室名稱(chēng)；第三行寫(xiě)學(xué)校名稱(chēng)；第四行寫(xiě)市（縣）、。ㄖ荩┟Q(chēng)；然后再寫(xiě)郵政編碼、國(guó)名、電話(huà)號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。
如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門(mén)牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國(guó)家，城市名稱(chēng)之后往往寫(xiě)有字母或數(shù)字（如
New York, 103），表示城市的郵政編碼。
關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
、倌攴輵(yīng)完全寫(xiě)出，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。
、谠路菀糜⑽拿Q(chēng)，不要用數(shù)字代替。
、墼路菝Q(chēng)多用公認(rèn)的縮寫(xiě)式。但
May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫(xiě)。
、軐(xiě)日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞
lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th,
31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。
日期可有下列幾種寫(xiě)法： 、
Oct. 20, 2004 、 10 May., 2004 、 3rd
June, 2004 、 Sept. 16th, 2004
其中，①最為通用。
2、商務(wù)信函信內(nèi)地址（Inside
Address, Introductory Address）
信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫(xiě)在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，低于寫(xiě)信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書(shū)寫(xiě)格式保持一致。其次序是，先寫(xiě)收信人姓名、頭銜和單位名稱(chēng)，占一二行，然后寫(xiě)地址，可占二至四行，例如：
①并列式 Ms. Joanna Kerry Peking
University Haidian District, 100871 Beijing
China
、谛绷惺 Ms. Joanna Kerry Peking
University Haidian District,100871 Beijing
China
3.商務(wù)信函稱(chēng)呼（Salutation）
對(duì)收信人的稱(chēng)呼應(yīng)自成一行，寫(xiě)在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，每個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，至于末尾處的符號(hào)，英國(guó)人用逗號(hào)，但美國(guó)和加拿大英語(yǔ)則多用冒號(hào)。稱(chēng)呼用語(yǔ)可視寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系而定。給外國(guó)人寫(xiě)英文信時(shí)，稱(chēng)呼用語(yǔ)要注意以下幾點(diǎn)：
①對(duì)沒(méi)有頭銜的男性一般稱(chēng)呼 Mr.
。Mr.
用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱(chēng)呼，應(yīng)該是：Mr.
或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱(chēng)呼多個(gè)男性，則在姓名前用
Mr. 的復(fù)數(shù)形式 Messrs.
。對(duì)一般以人名為名稱(chēng)的公司和企業(yè)常用這種稱(chēng)呼，例如：Messrs.
Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
②對(duì)女性一般稱(chēng)呼 Mrs.， Madam 或
Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前
Madame
此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前
Mrs.
沒(méi)有復(fù)數(shù)形式。若稱(chēng)呼多個(gè)女性，則在姓名前用
Mme. 的復(fù)數(shù)形式 Mmes.
而對(duì)以女子名字為名稱(chēng)的公司、企業(yè)可用
Mesdames 稱(chēng)呼。 Miss
多用于未婚女子，此詞可縮寫(xiě)為 Ms
，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
、蹖(duì)收信人的稱(chēng)呼，也可用頭銜或職位的名稱(chēng)，不分性別。例如
Professor （縮寫(xiě)為 Prof.），Doctor
（縮寫(xiě)為 Dr.）， General (縮寫(xiě)為 Gen.)
。這些稱(chēng)呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如
Prof. （Phil）White等。
、軐(duì)外公函中對(duì)收信人的稱(chēng)呼，可用
Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和
My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，
后面也不能帶姓名。用 Sirs
時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用
Sir。若收信人是婦女，則無(wú)論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用
Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。
⑤對(duì)外國(guó)高級(jí)官員的稱(chēng)呼，如國(guó)家元首、政府首腦、部長(zhǎng)、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，
（Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier，
（My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency
（復(fù)數(shù)為 Excellencies）。
、迣(duì)君主制國(guó)家的國(guó)王和皇帝等男性君主，可以
Sir
稱(chēng)呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用
Madam 稱(chēng)呼。有時(shí)也用 Your Majesty
稱(chēng)呼以表示？蜌夂妥鹁碮our Majesty
可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your
Majesties。
、邔(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir
或（Dear）Madam 但在正式尊稱(chēng)時(shí)，一般用
Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。
收信人稱(chēng)呼 先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐統(tǒng)稱(chēng)Ms. 夫婦倆人Mr.and
Mrs. 兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames
兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses
常見(jiàn)的頭銜（漢英對(duì)照）如下：
教授Professor 博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.)
總統(tǒng)或校長(zhǎng)President
主席或董事長(zhǎng)Chairman
副主席或副董事長(zhǎng)Vice Chairman
副總統(tǒng)或副校長(zhǎng)Vice President
首相Prime Minister 總理Premier
省長(zhǎng)或州長(zhǎng)Governor 市長(zhǎng)Mayor
參議員Senator 大使Ambassador
秘書(shū)長(zhǎng)Secretary General 一秘First
Secretary 二秘Second Secretary 院長(zhǎng)Director,Dean
副院長(zhǎng)Vice Director 系主任Dean,Head,Chair
館長(zhǎng)Chief Librarian,Curator 閣下Excellency
神甫Father
4.商務(wù)信函信的正文（Body of the
Letter）
信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫(xiě)事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，條理清楚。在寫(xiě)私人信件時(shí)，信寫(xiě)好之后若有什么遺漏，可用
P. S.表示補(bǔ)敘。
5.商務(wù)信函結(jié)束語(yǔ)（Complimentary
Close）
結(jié)束語(yǔ)是寫(xiě)信人表示自己對(duì)收信人的一種謙稱(chēng)，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開(kāi)始寫(xiě)。第一個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語(yǔ)視寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系而定例如寫(xiě)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信，一般用：
Yours (very) truly, Yours (very)
faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。
寫(xiě)給上級(jí)和長(zhǎng)者的信一般可用：
Yours (very) respectfully, Yours (very)
obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively,
Your obedient servant, 等等。
寫(xiě)給同志或同事的信一般可用：
Fraternally yours, Comradely yours，等等。
寫(xiě)給熟人或朋友的信可用： Yours,
Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours
sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours,
Yours excitedly, Intimately yours，等等。
寫(xiě)給親屬或摯友的信一般用：
Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever,
Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love,
With Love,Lovingly, Your loving son, Your most
affectionate, Your devoted friend, Devotedly,
等等，意即：“您的”、“永遠(yuǎn)是您的”、“您的親愛(ài)的”、“您的愛(ài)子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”
、“您的摯友”等。
寫(xiě)給摯友的信有時(shí)也可用： Yours
hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
寫(xiě)信給摯友，表示歉意時(shí)，可用：
Contritely yours, Regretfully yours, Yours in
(with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。
在歐洲一些國(guó)家里，多把Yours
放在 sincerely等詞的前面。在美國(guó)和加拿大等國(guó)，則多用，把
yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours
一詞有時(shí)也可省略。
6.簽名（Signature）
信末的簽名一般低于結(jié)束語(yǔ)一二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始寫(xiě)。若寫(xiě)信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上
Miss, Mrs.或 Ms.，以便對(duì)方回信時(shí)知道如何稱(chēng)呼。有的還有署名后寫(xiě)上自己的職稱(chēng)、職務(wù)或頭銜
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，應(yīng)在左下角注明
Encl. 或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫(xiě)出2（或3，4，5等）Encls.，例如：
Enc: Resume Encls:Grade Certificate
8.再啟（Postscript, 縮寫(xiě)為 P. S.）
再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話(huà)，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。
新譯通翻譯的企業(yè)優(yōu)勢(shì)
專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)：
由于人才的集中，幾乎囊括所有專(zhuān)業(yè)，同時(shí)，由于我們工作的專(zhuān)業(yè)化、準(zhǔn)確化、規(guī)范化，目前同我們合作過(guò)的企事業(yè)單位已數(shù)千家，對(duì)大型招、投標(biāo)文件及設(shè)備生產(chǎn)線(xiàn)等技術(shù)文件的翻譯積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。
服務(wù)優(yōu)勢(shì)：
現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，專(zhuān)業(yè)化的翻譯隊(duì)伍、合理的工作流程是翻譯質(zhì)量得以保證的基礎(chǔ)，專(zhuān)業(yè)的排版系統(tǒng)使稿件更加完善。（本市客戶(hù)免費(fèi)取送稿件) |
